貿易商的詢價到報價自動化，可以分成四段：收進來、分好派出去、向供應商詢價、報價後追蹤。系統讀每一筆詢價，抓出客戶、品牌或產品、數量和交期，派給負責的業務並先回收到通知；需要先問原廠或工廠的，提醒業務去問、記下對方的回覆；報價送出後，過了設定天數沒回音就提醒追蹤，報價有效期快到也提醒。業務不用再自己翻信箱、靠記性，只處理要判斷的事：接不接、怎麼報、怎麼談。
1. 貿易商的報價為什麼特別容易卡住
工廠報價多半看自己的成本和產能，貿易商報價常常要先問別人。客戶問一個品項，業務要先找原廠或工廠問價格和交期，等對方回覆，再加上運費和自己的條件，才能回給客戶。中間只要有一段沒人記，就會卡住。常見的情況是：詢價散在業務個人信箱和 LINE，沒人知道總共有幾筆；向供應商問了價，對方回了沒人發現；報價送出去之後，沒人記得要追；同一個客戶從兩個管道問，兩個業務各報一次。
2. 先把流程和負責的人寫下來
自動化之前，先用一張表寫下現在「誰負責什麼」。不用很複雜，從常見的情況開始，例外先交給人。
| 分類依據 | 例子 | 派給誰 |
|---|---|---|
| 品牌或產品線 | 代理的各個品牌、各產品類別 | 負責該品牌或產品線的業務 |
| 地區或語言 | 台灣客戶、英文詢價、日文詢價 | 負責該地區或會該語言的業務 |
| 客戶類型 | 既有客戶、經銷商、新客戶 | 既有客戶給原本的業務 |
| 急不急 | 訊息裡寫明很趕，或要求很快回覆 | 標記為急件，同時通知主管 |
| 不是詢價 | 廣告信、應徵信、廠商推銷 | 放進另外的資料夾，不派單 |
3. 四段流程 系統做什麼 人做什麼
| 階段 | 系統做什麼 | 人做什麼 |
|---|---|---|
| 收進來 | 收集 Email、官網表單、LINE 和平台通知信的詢價，抓出客戶、品項、數量、交期和附件 | 看系統沒把握、放在「待人工確認」的詢價 |
| 分好派出去 | 依規則派給業務，先回客戶一封收到通知 | 業務確認接手 |
| 向供應商詢價 | 提醒業務向原廠或工廠詢價，記下問了誰、什麼時候問；對方超過設定天數沒回，再提醒一次 | 業務向供應商詢價，確認價格和交期 |
| 報價後追蹤 | 記下報價日和有效期限；客戶超過設定天數沒回，提醒業務追蹤；有效期快到也提醒 | 業務追蹤、議價，成交或結案 |
報價單不要讓系統自動寄出，一定要人看過。系統做的是記、提醒和整理，判斷和議價還是業務的事。
4. 報價要用的資料 先整理好
業務報價時很花時間的，常常是找資料。可以在派單時，就把這些資料整理在同一個地方：
- 客戶資料：公司、國家、過去買過什麼
- 品項資料：品牌、型號、規格、包裝方式
- 過去的報價紀錄：同一個客戶或同一個品項以前怎麼報
- 供應商的回覆：價格條件、交期和詢問日期
- 附件：規格書、圖片、客戶給的參考資料
這些資料如果在 ERP、CRM 或試算表裡，能不能自動帶出來，要看系統有沒有提供串接方式，例如 API 或資料匯出。AI 可以幫忙讀信和附件、抓出欄位，但一定會有抓錯的時候，所以每筆資料都要能點回原始訊息對照。
5. 成交之後 訂單和出貨狀態也要同步
報價成交之後，客戶常問的是「貨到哪裡了」。訂單和出貨進度如果只在某個業務或助理的表格裡，每次都要人去查、再回覆。可以把訂單、出貨日、船期和到貨進度整理到一張共用的表，狀態一更新就通知負責的業務；交期快到還沒出貨，也提醒業務和主管。這些流程可以用 n8n 串接信箱、LINE、試算表和你的系統。
6. 從哪裡開始 要多久
先選一個詢價最多的信箱或表單，從「收進來、分好派出去」開始，跑兩到四週，看分類和派單對不對，再加上向供應商詢價和報價後追蹤。單一流程通常 1–2 週可以上線，跨系統整合通常 3–6 週。開始前先記下現在的狀況：一週收到幾筆詢價、從收到到第一次回覆要多久、從收到到送出報價要多久、報價後有幾筆沒追。之後用同樣的方法再算一次，才知道有沒有改善。
一句話結論
詢價到報價自動化，是把收件、派單、向供應商詢價和報價後追蹤的記錄與提醒交給系統，讓業務把時間花在判斷和議價上。
常見問題
- 需要換掉現在的 CRM 或 ERP 嗎？
- 不用。我們把現有的信箱、LINE、試算表和系統接起來；CRM 和 ERP 能不能串接，要看它有沒有提供串接方式。
- LINE 上的詢價也能一起分類嗎？
- LINE 官方帳號收到的訊息可以接進來。業務個人 LINE 上的對話沒辦法自動收進來，建議請客戶改用官方帳號或 Email 詢價。
- AI 分類錯了怎麼辦？
- 每筆資料都能點回原始訊息對照；系統沒把握的放進「待人工確認」。跑一段時間後，再依分錯的例子調整規則。
- 費用怎麼算？
- 依需求評估。看要接幾個信箱和系統、分類規則多複雜、要不要接訂單和出貨狀態，在免費 30 分鐘諮詢後報價。