同一筆資料要打好幾次
訂單、報價和顧客資料從 LINE、Email、表單進來，再由人抄進客戶管理系統、ERP 和試算表。抄錯一格，後面每個部門都跟著錯。
- 適合誰
- 作業流程固定、資料散在好幾套系統的中小企業
- 費用
- 依需求評估
- 上線時間
- 單一流程 1–2 週；跨系統整合 3–6 週
- 可串接
- LINE、表單、客戶管理系統、ERP、試算表，以及其他能從旁邊接起來的系統
適合這些情況
你是不是也遇到這些狀況
報表要靠人每週拼
每週或每月都要從幾個系統匯出檔案、整理格式、貼成一張表。負責的人一請假，報表就停了。
名單進來沒人追
廣告、官網表單和 LINE 的詢問散在不同地方，誰負責、何時要回都沒有紀錄。等想起來，對方已經不感興趣了。
運作流程
從各門市資料到每天的報表
每天定時自動抓訂單和門市回報，整理成同一種格式；檢查沒問題的資料直接存進試算表，只有缺漏或格式錯的幾筆交給人處理，最後產出報表並通知。
- 01
排程自動啟動
排程
- 02
整理成同一格式
欄位規則
- 03
自動檢查
品質檢查
- 04
沒問題的直接存進
自動存檔
- 05
有問題的交給人
負責人
- 06
產出報表並通知
報表流程
- 01
排程自動啟動
排程
- 02
整理成同一格式
欄位規則
- 03
自動檢查
品質檢查
- 04
沒問題的直接存進
自動存檔
- 05
有問題的交給人
負責人
- 06
產出報表並通知
報表流程
互動流程示意非真實客戶數據
- 01排程自動啟動
- 02整理成同一格式
- 03自動檢查
- 04沒問題的直接存進
- 05有問題的交給人
- 06產出報表並通知
排程
3 個來源排程自動啟動
每天早上 8:00 自動抓取前一天的訂單檔與門市回報表單。
- 檔案
- 訂單檔、退貨檔
- 表單
- 門市日結回報
寫入目標營運試算表與報表（模擬）
功能
做得到的事
跨系統資料同步
表單、Email、LINE 進來的資料，自動照同一個格式存進客戶管理系統、ERP 或試算表，並記下從哪裡來、什麼時候進來。我們從旁邊把系統接起來，或用匯出檔，不動到 ERP 本身。
排程報表
時間到就自動從各系統抓數字，整理成 Google Sheets 或 Looker Studio 報表。缺漏或對不上的資料會另外標出來，不會被默默跳過。
派單與追單
新名單照你定的規則派給業務，該跟進時自動提醒。對方一回覆，自動訊息就停下來，並通知負責的業務。
AI 處理文件與訊息
用 OpenAI、Claude 或 Gemini 讀 Email、PDF 和對話，抓出需要的資料、分類需求，或先打好回覆草稿。AI 只能用你同意的資料和指定的工具。
等人確認的清單
寄信、改訂單、改正式資料這類動作，可以設定成要你按同意才執行。AI 沒把握或資料不齊的項目都會放進這份清單，沒按同意就不會存進系統。
出錯會通知、可以重跑
重要流程出錯時會自動重試，並用 Email、LINE 或 Slack 通知負責的人。失敗的資料留在待處理清單，查清楚、修好後可以重跑。
可以串接的系統
- n8n 串接工具（官方雲端或自架）
- LINE 官方帳號
- Gmail／Outlook
- Google 表單／Typeform／Tally
- Google Sheets／Looker Studio
- Notion
- Slack／Microsoft Teams
- HubSpot
- Salesforce
- Pipedrive
- Vital CRM
- Zoho CRM
- SAP Business One
- Odoo
- 鼎新 ERP
- Microsoft Dynamics 365
- 自家 MES／WMS
- Meta 廣告名單（Lead Ads）
- Shopify／WooCommerce
- OpenAI／Claude／Gemini
- 其他能從旁邊接起來的系統
實用場景
可以做給你看的場景
以下是示範，不是客戶案例。
建材批發
業務用 Excel 記報價，老闆想知道進度只能一個個問。報價版本散在 Email 和 LINE，哪一份是最新的常對不起來。
Email 和 LINE 進來的詢價存進客戶管理系統（例如 Pipedrive），報價單用固定範本產生，並保留每一版。超過約定天數沒回音就提醒業務，主管在同一個看板就看得到每張報價卡在哪一步。
上線後追蹤
- 每張報價的階段與負責業務
- 報價送出到對方回覆的間隔
- 逾期未跟進的報價清單
- 每週新增與成交的報價數
進口貿易商
顧客問出貨進度時，客服要分別查 ERP 出貨紀錄、物流單號和客戶管理系統，再手動回覆。三邊資料各自更新，常有落差。
把 ERP（例如 SAP Business One）的出貨資料、物流追蹤和客戶管理系統串起來，客服在一個畫面就查得到訂單狀態。出貨或延誤時自動通知顧客，三邊對不上的訂單另外列出來給客服處理。
上線後追蹤
- 每筆查單的處理狀態
- ERP 和物流狀態對不上的訂單
- 自動通知寄出與失敗的紀錄
- 交給客服處理的特殊狀況與原因
課程教育
廣告名單進到 LINE 或表單後沒有分流，課程顧問搶單，也有名單一直沒人回而冷掉。
新名單自動存進客戶管理系統（例如 Vital CRM），依課程和地區派給顧問，再照排好的時間用 LINE 或 Email 跟進。對方一回覆就停止自動訊息，通知負責的顧問接手。
上線後追蹤
- 每筆名單的來源與負責顧問
- 第一次回覆前的等待時間
- 仍在自動跟進中的名單
- 已回覆、等顧問接手的名單
導入流程
從諮詢到上線
- 01
免費 30 分鐘諮詢
線上談 30 分鐘，列出最花時間的重複作業、牽涉哪些系統，以及常遇到的特殊狀況。
- 02
確認範圍與報價
寫清楚每條流程從哪裡開始、做到哪裡、資料可以放在哪裡，再照系統數和流程數報價。
- 03
準備執行環境
流程會跑在 n8n 上（n8n 是一套串接工具），要用官方雲端還是你自己的主機，依你公司的資料規定決定，並設定好帳號權限和系統密碼的管理。
- 04
開發與測試
先做最困擾你的那一條流程，在測試環境跑過正常情況和特殊狀況，確認沒問題才接正式資料。
- 05
上線與維護
上線後 30 天調整，並提供操作說明文件。之後可以選每月維護，幫你盯錯誤、更新版本和調整流程。
- 01
免費 30 分鐘諮詢
線上談 30 分鐘，列出最花時間的重複作業、牽涉哪些系統，以及常遇到的特殊狀況。
- 02
確認範圍與報價
寫清楚每條流程從哪裡開始、做到哪裡、資料可以放在哪裡，再照系統數和流程數報價。
- 03
準備執行環境
流程會跑在 n8n 上（n8n 是一套串接工具），要用官方雲端還是你自己的主機，依你公司的資料規定決定，並設定好帳號權限和系統密碼的管理。
- 04
開發與測試
先做最困擾你的那一條流程，在測試環境跑過正常情況和特殊狀況，確認沒問題才接正式資料。
- 05
上線與維護
上線後 30 天調整，並提供操作說明文件。之後可以選每月維護，幫你盯錯誤、更新版本和調整流程。
比較
人工處理和自動化差在哪
| 項目 | 自動化 | 人工處理 |
|---|---|---|
| 資料輸入 | 表單、Email、LINE 進來的資料自動存進各系統，只要輸入一次 | 同一筆資料要抄進好幾套系統，容易抄錯 |
| 報表 | 時間到自動抓數字、整理成報表 | 有人每週匯出、整理、貼成一張表，負責的人請假就停 |
| 追單 | 新名單照規則派給業務，該跟進時自動提醒 | 靠業務自己記，忙起來就忘了回 |
| 出錯時怎麼辦 | 自動重試並通知負責的人，失敗的資料留著可以重跑 | 不一定有人發現，要等出了狀況才回頭查 |
| 資料對不上 | 另外標出來，不會被默默跳過 | 混在一般資料裡，不容易發現 |
| 誰在處理、做到哪 | 每一步都有紀錄，查得到 | 要一個一個問 |
資料安全
你的資料怎麼保護
只開需要的權限
只申請這個流程用得到的帳號和資料，用不到的不碰。
重要決定由人確認
醫療、退款、合約，以及要承諾價格的回覆，一定由人確認。
每一筆都查得到
每筆資料從哪來、處理到哪、存到哪裡，都可以回頭查。
測試過才上線
先用測試帳號試過各種狀況，你確認沒問題才正式使用。
保密寫進合約
要做什麼、資料怎麼用、保存多久都寫進合約；需要的話可以先簽保密協議。
文件交到你手上
流程圖和操作說明一起交給你，換人也接得下去。
FAQ
常見問題
n8n 要付授權費嗎？自己架主機要花多少？+
n8n 有免費版本可以架在自己的主機上，費用主要是主機和維護；也可以用 n8n 官方的雲端方案，依流程跑的次數收費。主機費用看主機方案，我們會在報價時列出建議規格。第三方方案和價格以官方網站為準。
公司沒有工程師也能用嗎？+
可以。建置、測試、主機更新和排除錯誤都由 TriloAI 負責，你只需要一位熟悉流程的窗口。收件人、提醒天數這類簡單設定，我們會教你在畫面上自己改。
能串接哪些客戶管理系統和 ERP？+
HubSpot、Salesforce、Pipedrive、Vital CRM、Zoho，以及 SAP Business One、Odoo、鼎新、Microsoft Dynamics 等常見系統都可以討論。只要系統能從旁邊接起來、開放讀取資料庫，或能匯出固定格式的檔案，通常就能串，不用改動 ERP 本身。實際做法會在免費 30 分鐘諮詢時確認。
AI 會不會自己亂做事？+
AI 只能讀你同意的資料，也只能用清單上的工具。寄信、改訂單、改正式資料這類動作，可以設定成你按同意才執行，每一次操作都有紀錄。AI 沒把握或資料不齊的項目，會放進等人確認的清單，不會直接存進系統。
流程出錯時會怎樣？+
重要流程出錯時都會自動重試。真的失敗時，會用 Email、LINE 或 Slack 通知負責的人，失敗的資料留在待處理清單，修好後可以重跑，不會默默漏掉。
資料放在哪裡？會被拿去訓練 AI 嗎？+
流程可以跑在 n8n 官方雲端、你同意的雲端主機，或公司自己的主機，依你公司的資料規定決定。各家 AI 供應商對資料訓練的條款不同，也會因方案而異，選用模型前我們會和你一起確認條款，也不會把用不到的個資送進 AI。
已經在用 Zapier 或 Make，需要換成 n8n 嗎？+
不一定。流程少、跑的次數不多時，留在 Zapier 或 Make 通常比較省事；跑的量大、需要寫程式客製，或資料一定要放在自己的主機時，n8n 比較合適。我們會先看過你現有的流程再給建議。
多久能上線？+
單一流程通常 1–2 週，跨系統整合通常 3–6 週。如果包含會自己動手處理工作的 AI（AI Agent），又牽涉好幾套系統，通常 6–12 週分批上線。實際時程看系統數量、資料整不整齊，以及要設幾個確認步驟。
費用怎麼算？+
費用依需求評估，免費 30 分鐘諮詢後報價。報價會看系統數量、流程數量和判斷規則的複雜度、AI 用量，以及上線後的維護範圍。AI 模型用量、訊息費這些第三方費用照實際用量收，不另外加價；每月維護可以自己選要不要。
用 LINE 自動追單要注意什麼？+
只發給主動加好友的人，設定發送次數上限，並提供退訂方式；對方一回覆，自動訊息就停止，改由業務接手。LINE 官方帳號需要開通串接功能，我們可以協助設定。
先找出最值得自動化的那一條流程
預約免費 30 分鐘諮詢，我們會一起看哪些重複作業適合自動化、要串哪些系統，以及大概的範圍和費用。全程遠端進行，台灣各地都能合作，也可以來信 service@triloai.org。