RFQ 自動分類的做法是：先定好分類和派單規則，讓系統讀每一封詢價信，抓出公司、國家、產品、數量、交期和附件，依規則派給負責的業務，同時先回買家一封收到通知，最後把資料整理進一張表或你的系統。業務不用再自己翻信箱、抄資料，只要處理需要判斷的事：做不做得出來、怎麼報價。系統看不懂、分不出來的信，放進「待人工確認」，由專人處理。這樣做不用換掉你的信箱或 ERP，是把它們接起來。
1. 詢價信卡在哪裡
外銷工廠的詢價，通常從好幾個地方進來：官網表單、B2B 平台的站內信、展覽後寄來的信、直接寄到業務個人信箱的信。常見的問題有三個。第一，沒有人負責分類，大家以為別人會回，結果好幾天後才回。第二，同一個買家從兩個管道各問一次，兩個業務各報一次價。第三，詢價散在個人信箱，業務離職或請假，就找不回來。
2. 先定好分類和派單規則
自動化之前，要先把現在「誰負責什麼」寫下來。不用很複雜，一張表就夠。
| 分類依據 | 例子 | 派給誰 |
|---|---|---|
| 產品線 | 金屬件、塑膠件、組裝 | 各產品線的負責業務 |
| 地區 | 北美、歐洲、日本 | 負責該地區的業務 |
| 客戶類型 | 品牌商、貿易商、既有客戶 | 既有客戶給原本的業務 |
| 急不急 | 信裡寫明交期很趕，或要求很快報價 | 標記為急件，同時通知主管 |
| 不是詢價 | 廣告信、應徵信、廠商推銷 | 放進另外的資料夾，不派單 |
規則先從最常見的幾種開始，例外的情況先交給人，跑一兩個月再調整。
3. 每封詢價要抓出的欄位
業務報價要用的資料，最好在派單時就整理好，不用打開信再找一次。
- 公司名稱、國家、聯絡人
- 產品或零件說明、料號
- 數量：打樣和量產分開
- 希望的交期
- 附件：圖面、規格書、BOM
- 來源：官網、B2B 平台、展覽、介紹
- 是不是既有客戶
AI 可以幫忙讀信和附件、抓出這些欄位，但一定會有抓錯的時候。所以每筆資料旁邊都要能點回原信，業務一眼就能對照。
4. 自動化流程長怎樣
| 步驟 | 系統做什麼 | 人做什麼 |
|---|---|---|
| 收信 | 收集官網表單和指定信箱的詢價 | 不用動手 |
| 讀信和分類 | 抓出欄位、判斷產品線和地區、排除不是詢價的信 | 看「待人工確認」的信 |
| 派單 | 依規則派給業務，通知業務有新詢價 | 業務確認接手 |
| 回覆收到 | 先寄一封收到通知給買家 | 不用動手 |
| 整理報價資料 | 把欄位寫進表或系統；可以串接的話，從 ERP 帶出料號和過去的報價紀錄 | 業務判斷能不能做、怎麼報價 |
| 追蹤 | 超過設定天數還沒回覆，就提醒業務和主管 | 回覆或結案 |
這些流程可以用 n8n 串接信箱、試算表和你的系統。ERP 能不能接，要看它有沒有提供串接方式，例如 API 或資料匯出。
5. 哪些事還是要人做
自動化處理的是分類、派單和整理資料，不處理判斷。做不做得出來、要不要接、怎麼報價，還是業務和工程師決定。報價單也不要讓系統自動寄出，一定要人看過。另外，系統分不出來的信，寧可放進「待人工確認」，也不要硬分；分錯一封重要的詢價，比多看幾封信麻煩得多。
6. 從哪裡開始
先選一個詢價最多的信箱，或官網表單，跑兩到四週，看分類和派單對不對，再加其他管道。開始前先記下現在的狀況：一週收到幾封詢價、從收到到第一次回覆要多久、從收到到送出報價要多久。之後用同樣的方法再算一次，才知道有沒有改善。
一句話結論
RFQ 自動化是把分類、派單、回覆收到和整理資料交給系統，讓業務把時間花在判斷和報價上。
常見問題
- 需要換掉現在的信箱或 ERP 嗎？
- 不用。我們把現有的信箱、試算表和系統接起來；ERP 能不能串接，要看它有沒有提供串接方式。
- AI 分類錯了怎麼辦？
- 每筆資料都能點回原信對照；系統沒把握的信放進「待人工確認」。跑一段時間後，再依分錯的例子調整規則。
- B2B 平台的站內信也能接嗎？
- 如果平台會寄詢價通知信，設定寄到指定信箱，就能跟其他詢價一起分類；不行的話，要先確認平台提供哪些匯出或串接方式。
- 費用怎麼算？
- 依需求評估。看要接幾個信箱和系統、分類規則多複雜，在免費 30 分鐘諮詢後報價。