報價、請款、簽核和文件整理，可以拆成三段來自動化：AI 先讀資料、系統照規則處理、人只在關鍵步驟按同意。AI 讀 Email、PDF 和 LINE 對話，抓出客戶名稱、品項、數量、日期這些欄位。系統把資料存進 Google Sheets、客戶管理系統或 ERP，再照範本產生文件、通知該簽核的人。寄給客戶、改訂單、改正式資料這類動作，可以設定成要人按同意才執行；AI 沒把握的項目，會放進待確認清單等人處理。
1. 行政工作卡在哪裡
台灣很多中小企業的行政流程長這樣：客戶在 LINE 傳一張詢價截圖，業務助理把品項抄進 Excel，再照範本做報價單，用 Email 寄出。客戶回簽之後，會計再把同一份資料抄進請款單和 ERP。同一筆資料抄了三、四次，每抄一次就多一次出錯的機會。主管要簽的單散在 Email、LINE 和桌上，誰在等誰也說不清楚。
2. 四種常見流程怎麼拆
每一種行政流程，都可以分成「AI 或系統做的事」和「人做的事」。下面是四種常見流程的拆法，實際怎麼分，要看你公司的規定和習慣。
| 流程 | AI 或系統做什麼 | 人做什麼 |
|---|---|---|
| 報價單 | 從 Email 或 LINE 的詢價抓出品項和數量，照固定範本產生報價單，保留每一版 | 檢查價格和條件，按同意後才寄給客戶 |
| 請款 | 從出貨紀錄或合約抓出請款資料，產生請款單草稿，記下寄出日期 | 確認金額和對象，按同意後寄出；過了收款日還沒入帳時收到提醒 |
| 簽核 | 把待簽的單整理成一份清單，通知該簽的主管，記下誰在什麼時候簽 | 在清單上按同意或退回，退回時寫原因 |
| 文件整理 | 讀進來的 PDF、合約和發票，依客戶、日期、類型改檔名和歸檔，抓出重要欄位存進試算表 | 抽查歸檔結果，處理 AI 讀不出來的文件 |
3. AI 讀文件 抓出需要的欄位
AI 可以用 OpenAI、Claude 或 Gemini 這類模型，讀 Email、PDF 和對話內容，再照你定的欄位整理出來。例如客戶來信寫「上次那款白色的再訂 200 箱，月底前要到」，AI 會試著抓出品項、數量和交期。要抓哪些欄位、格式長怎樣，上線前要先跟流程窗口一起定好。
AI 不是每次都讀得對。手寫的單據、模糊的掃描檔、寫得很口語的訊息，都可能抓錯或抓不到。所以設計時要讓 AI 在沒把握時標出來，把這筆資料放進待確認清單，而不是硬猜一個答案存進系統。
4. 哪些步驟要人按同意
不是每一步都要自動跑完。寄給客戶的報價單、改訂單內容、改 ERP 裡的正式資料，這類一出錯就影響客戶或帳務的動作，可以設定成要人按同意才執行。AI 和系統先把東西準備好，人只要看一眼，按同意或退回。每一次操作都有紀錄，事後查得到是誰在什麼時候按的。常見要設確認的有這幾類：
- 要對外寄出的東西：報價單、請款單、給客戶的 Email
- 會改正式資料的動作：改訂單、改 ERP 裡的品項或金額
- AI 沒把握的資料：欄位缺漏、數字對不上、看不清楚的掃描檔
- 金額或條件和平常不一樣的單：例如特別折扣、新客戶
5. 待確認清單把待辦集中在一起
待確認清單是行政自動化裡很重要的一塊。所有要人處理的東西都放在同一個地方：等簽核的單、AI 沒把握的欄位、對不上的資料、寄送失敗的文件。負責的人每天打開清單，一筆一筆處理就好，不用再到 Email、LINE 和桌上找。沒有按同意的資料，不會存進系統。流程出錯時會自動重試；真的失敗，會用 Email、LINE 或 Slack 通知負責的人，失敗的資料留在清單上，修好後可以重跑。
6. 從哪一份文件開始
建議先挑每週都在做、格式大致固定的文件，例如報價單或請款單。先把範本和欄位定好，讓 AI 和系統處理一陣子，看待確認清單裡都是哪些問題，再調整規則。單一流程通常 1–2 週可以上線；要同時接 ERP、客戶管理系統和 Email，通常 3–6 週。實際時程看系統數量、資料整不整齊，以及要設幾個確認步驟。
一句話結論
行政流程自動化的做法，是讓 AI 讀資料、系統照規則跑、人只在關鍵步驟按同意，沒把握的都放進待確認清單。
常見問題
- 我們的報價單格式很亂，也能自動化嗎？
- 可以先從整理範本開始。報價單固定成一個範本、定好要哪些欄位，自動化才做得起來；格式統一本身也能少掉一些抄錯。
- AI 會不會自己把報價單寄給客戶？
- 可以設定成不會。寄給客戶、改訂單、改正式資料這類動作，可以設定成要人按同意才執行，每一次操作都有紀錄。
- 已經在用鼎新 ERP 或 SAP Business One，要換系統嗎？
- 不用換。只要系統能從旁邊接起來、開放讀取資料庫，或能匯出固定格式的檔案，通常就能串，不用改動 ERP 本身。實際做法會在免費 30 分鐘諮詢時確認。
- 文件裡有客戶個資，會被送進 AI 嗎？
- 用不到的個資不會送進 AI。各家 AI 供應商對資料訓練的條款不同，也會因方案而異，選用模型前會和你一起確認條款。