名單從 LINE、官網表單和廣告進來時，先讓系統把它們存進同一個客戶管理系統（CRM），記下從哪裡來、什麼時候進來。接著照你定的規則派給業務，例如依地區、產品或輪流。該跟進時，系統提醒負責的業務；超過時間沒處理，再通知主管。用 LINE 自動追蹤時，只發給主動加好友的人、限制發送次數、提供退訂方式，對方一回覆就停止自動訊息，改由業務接手。
1. 名單為什麼會漏掉
常見的情況是：廣告名單在廣告後台，官網表單寄到某個人的信箱，LINE 的詢問在官方帳號後台，展覽換來的名片在業務的抽屜裡。每個來源各有人看，但沒有人看得到全部。業務忙的時候，晚一兩天才回；有些名單大家都以為別人回了，結果沒人回。等主管想追，已經查不到這筆名單當初是誰負責。
2. 先把所有名單收進同一個地方
先做的事，是讓每一個來源進來的名單，都自動存進同一個客戶管理系統，例如 HubSpot、Pipedrive、Vital CRM、Zoho CRM 或 Salesforce。還沒有客戶管理系統的公司，也可以先用 Google Sheets。每一筆都要記下這些欄位：
- 來源：LINE、官網表單、廣告、展覽、轉介紹
- 進來的時間
- 聯絡方式，以及想問的產品或服務
- 負責的業務和目前的狀態
同一個人從兩個地方進來，例如先填表單、又加了 LINE，系統要能比對電話或 Email，合成同一筆，不要派給兩個業務。
3. 照規則自動分派
分派規則沒有標準答案，要看你的業務怎麼分工。常見的有這四種，也可以混著用：
| 分派方式 | 適合什麼情況 | 要注意什麼 |
|---|---|---|
| 依地區 | 業務各自負責北、中、南 | 地址或縣市欄位要必填，填不清楚的放進待確認清單 |
| 依產品或服務 | 不同業務熟悉不同產品 | 表單上的選項要和分派規則對得起來 |
| 輪流分派 | 業務做的事差不多 | 請假的業務要能暫停分派 |
| 依名單來源 | 廣告名單和轉介紹名單由不同人處理 | 來源欄位要在名單進來時就寫好 |
規則訂好之後，分派這件事就不用每天有人盯。像換一位負責某個地區的業務這類簡單設定，可以做成在畫面上自己改；分派邏輯要大改時，再請合作夥伴調整。
4. 該跟進時提醒 超過時間通知主管
每一筆名單派出去之後，系統照你定的時間提醒負責的業務。例如新名單進來後多久內要回、報價送出後幾天沒回音要再問一次。超過時間還沒處理，就通知主管。主管不用一個一個問進度，打開客戶管理系統，就看得到每筆名單卡在哪一步、等了多久。提醒可以發到業務平常就在看的地方，例如 Email、LINE 或 Slack。
5. 用 LINE 自動追蹤的 4 條規則
很多台灣客戶習慣用 LINE 聯絡，所以常有公司想用 LINE 自動追蹤。這樣做要守住 4 條規則：
- 只發給主動加好友的人：沒有加你好友的人，不用 LINE 發訊息給他
- 限制發送次數：同一個人一段時間內會收到幾則，事先定好上限
- 提供退訂方式：對方隨時可以說不要再收，退訂後就不再發
- 對方一回覆就停：自動訊息馬上停下來，通知負責的業務接手
LINE 官方帳號需要開通串接功能，才能和客戶管理系統連在一起，我們可以協助設定。名單裡的姓名、電話屬於個人資料。依台灣的個人資料保護法，個資原則上只在需要的範圍內蒐集和使用；我們也不會把用不到的個資送進 AI。實際怎麼做，請和你的法律顧問確認。這是白話整理，不是法律意見。
6. 上線後看哪幾個數字
- 每筆名單的來源和負責的業務
- 名單進來到首次回覆的等待時間
- 仍在自動追蹤中的名單
- 已回覆、等業務接手的名單
- 超過時間還沒處理的名單
一句話結論
名單管理要自動化，先把所有來源收進同一個客戶管理系統，再照規則分派和提醒；LINE 追蹤守住加好友、限次數、可退訂、回覆就停這 4 條。
常見問題
- 還沒有客戶管理系統，要先買一套嗎？
- 不一定。名單不多時，可以先用 Google Sheets 收名單、記狀態；等業務人數或名單變多，再換成 HubSpot、Pipedrive 這類客戶管理系統。
- 自動追蹤訊息會不會讓客戶覺得煩？
- 所以要限制發送次數、提供退訂方式，對方一回覆就停止自動訊息。訊息內容也要先由你確認過。
- 廣告名單可以直接進客戶管理系統嗎？
- 可以討論。Meta 廣告名單（Lead Ads）、官網表單、Google 表單和 LINE 官方帳號都是常見的來源，實際接法會在免費 30 分鐘諮詢時確認。
- 多久可以上線？
- 只接一兩個來源、派給業務並提醒，屬於單一流程，通常 1–2 週；要同時串客戶管理系統、LINE 和其他系統，通常 3–6 週。實際時程看系統數量和資料整不整齊。