AI 真的看得懂詢價信和附件嗎？

格式清楚的信件、PDF 和表格，AI 通常抓得出品項、數量和交期；掃描檔、手寫和格式很亂的附件比較容易讀錯。上線前會用你真實的詢價信試跑，沒把握的欄位一律放進待確認清單，由人確認後才存進正式資料。

Gmail 和 Outlook 都可以嗎？

都可以。n8n 有 Gmail 和 Microsoft Outlook 的內建功能，可以讀取新信。我們會設定只處理詢價信箱或特定標籤的信，其他信件不會送進流程。

AI 會不會自己回信給客人？

不會自己寄。AI 只打回覆草稿，業務看過、按同意才寄出，每一封都有紀錄。報價也由業務決定，AI 不會替你報價。

每個客人的品名寫法都不一樣，怎麼辦？

先準備你的品項清單或品號對照表，AI 會照著把客戶的寫法對到你的品號。對不上的品項會標出來給業務確認；確認過的寫法可以補進對照表，下次就對得上。

信件內容會被拿去訓練 AI 嗎？

各家 AI 供應商對資料訓練的條款不同，也會因方案而異。選用模型前，我們會和你一起確認條款，也只把整理詢價需要的內容送進 AI。

可以直接寫進 ERP 嗎？

可以討論。常見做法是先寫進試算表或客戶管理系統，業務確認後再轉進 ERP。鼎新、SAP Business One、Odoo 這些系統的串接方式不同，諮詢時會先確認。

系統串接

詢價信交給 AI 先整理品項數量和交期自動進表

詢價信 AI 擷取，是讓 AI 讀 Gmail 或 Outlook 收到的詢價信和附件，抓出公司、聯絡人、品項、數量和交期，整理成試算表或客戶管理系統（CRM）裡的一筆詢價。TriloAI 用 n8n 收信、交給 AI 讀取，AI 沒把握或資料不齊的會放進待確認清單，由人確認後才存進正式資料。單一流程通常 1–2 週上線；要再接客戶管理系統或 ERP，通常 3–6 週。

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會用到的系統

Gmail 或 Microsoft Outlook
AI 模型（OpenAI、Claude 或 Gemini）
Google Sheets
HubSpot、Pipedrive 等客戶管理系統
n8n 串接工具（官方雲端或自架）

上線時間

只讀一個信箱、寫進試算表這一條流程，通常 1–2 週上線；要再接客戶管理系統或 ERP、對照大量品號，屬於跨系統整合，通常 3–6 週。實際時間看詢價信的格式有多亂，以及要試跑幾輪。

接起來之後可以自動做這些事

詢價信自動整理成一筆

什麼時候開始：信箱收到符合條件的新信，例如寄到詢價信箱，或貼了詢價標籤

1n8n 定時檢查信箱，挑出詢價信
2AI 讀信件內容和附件，抓出公司、聯絡人、品項、數量和交期
3對照你的品項清單，把客戶的寫法對到你的品號
4寫進試算表或客戶管理系統，記下寄件者和收信時間

結果：業務打開表就看到今天進來的詢價，不用一封封翻信抄。

沒把握的放進待確認清單

什麼時候開始：AI 讀不清楚，或缺了數量、交期這類必要資料

1標出哪個欄位沒把握，以及原因
2放進待確認清單，並通知負責的業務
3業務補齊或改正之後，才存進正式資料

結果：讀錯的資料不會直接進系統，人只要看有問題的那幾筆。

回覆草稿等業務按同意

什麼時候開始：一筆詢價整理完成

1AI 照你的範本打好「已收到詢價」的回覆草稿
2業務看過、修改後按同意
3寄出後記下回覆時間

結果：客人收到的每一封回覆，都經過業務確認。

老客戶的詢價回到原本的業務

什麼時候開始：寄件人已經是客戶管理系統裡的客戶

1用 Email 或公司網域找到這位客戶
2把這次詢價記在該客戶底下
3通知原本負責這位客戶的業務

結果：老客戶的詢價直接回到熟悉的業務手上，不用重新分派。

開始前要準備

要讀的信箱（Gmail 或 Outlook）和授權，最好是專門收詢價的信箱或固定標籤
要抓的欄位清單，例如公司、聯絡人、品項、數量、交期、交貨地點
你的品項清單或品號對照表，讓 AI 把客戶的寫法對到你的品號
幾封真實的詢價信和附件當測試樣本，可以先遮掉敏感資料
要存進哪裡：Google Sheets 或客戶管理系統，以及對應的編輯或管理員權限
選用哪家 AI 模型，以及該供應商的帳號

要先知道的地方

AI 會讀錯，特別是掃描檔、手寫、照片和格式很亂的表格；沒把握的都會進待確認清單，正式資料以人確認過的為準。
加密或要密碼才能開的附件，AI 讀不到，會直接標出來給人處理。
AI 只整理資料和打草稿，不幫你報價，也不會自己寄信；寄信要業務按同意。
n8n 是定時檢查信箱，不是信一到就處理；檢查的間隔可以設定。
信件和附件會送給 AI 讀。各家 AI 供應商對資料訓練的條款不同，也會因方案而異，選用前我們會和你一起確認，也只送整理詢價需要的內容。

常見問題

AI 真的看得懂詢價信和附件嗎？: 格式清楚的信件、PDF 和表格，AI 通常抓得出品項、數量和交期；掃描檔、手寫和格式很亂的附件比較容易讀錯。上線前會用你真實的詢價信試跑，沒把握的欄位一律放進待確認清單，由人確認後才存進正式資料。
Gmail 和 Outlook 都可以嗎？: 都可以。n8n 有 Gmail 和 Microsoft Outlook 的內建功能，可以讀取新信。我們會設定只處理詢價信箱或特定標籤的信，其他信件不會送進流程。
AI 會不會自己回信給客人？: 不會自己寄。AI 只打回覆草稿，業務看過、按同意才寄出，每一封都有紀錄。報價也由業務決定，AI 不會替你報價。
每個客人的品名寫法都不一樣，怎麼辦？: 先準備你的品項清單或品號對照表，AI 會照著把客戶的寫法對到你的品號。對不上的品項會標出來給業務確認；確認過的寫法可以補進對照表，下次就對得上。
信件內容會被拿去訓練 AI 嗎？: 各家 AI 供應商對資料訓練的條款不同，也會因方案而異。選用模型前，我們會和你一起確認條款，也只把整理詢價需要的內容送進 AI。
可以直接寫進 ERP 嗎？: 可以討論。常見做法是先寫進試算表或客戶管理系統，業務確認後再轉進 ERP。鼎新、SAP Business One、Odoo 這些系統的串接方式不同，諮詢時會先確認。