新好友加入就記一列
什麼時候開始：客人加入你的 LINE 官方帳號好友
- 1收到 LINE 送來的加好友通知
- 2記下 LINE 顯示名稱、使用者 ID 和加入時間
- 3寫進試算表的好友名單分頁
結果：誰在什麼時候加入，試算表上都查得到，不用從聊天室一個個翻。
系統串接
LINE 進來的詢問自動記進試算表不用再一筆一筆抄
LINE 官方帳號串接 Google Sheets，是讓客人在 LINE 留下的詢問、預約和聯絡資料，自動照固定欄位記成試算表的一列，並記下來源和時間。TriloAI 透過 LINE 官方帳號的 Messaging API（串接功能）和 n8n 把兩邊接起來，你不需要請工程師。只做記錄這一條流程通常 1–2 週上線；如果還要 AI 在 LINE 上回答問題和收預約，標準專案約 4–6 週。
會用到的系統
- LINE 官方帳號（Messaging API）
- Google Sheets
- n8n 串接工具（官方雲端或自架）
- Email 或 Slack（通知同事）
上線時間
只做 LINE 資料記進試算表這一條流程，通常 1–2 週上線。如果還要 AI 在 LINE 上回答問題、在對話裡收預約，照 LINE AI 客服與預約的標準專案，約 4–6 週。
接起來之後 可以自動做這些事
詢問和預約記成一列
什麼時候開始：客人在 LINE 說想問某項服務，或想約某個時段
- 1用固定問題或 AI 在對話裡問齊姓名、電話、服務項目和想要的時段
- 2整理成固定格式，例如手機號碼統一寫法
- 3新增一列，狀態標成「待確認」
- 4用 Email 或 Slack 通知負責的同事
結果：預約資料不再散在聊天室裡，同事打開試算表就知道今天要處理哪些。
同一位客人不重複建檔
什麼時候開始：已經在試算表裡的客人又傳來新的詢問
- 1用 LINE 使用者 ID 找到原本那一列
- 2把這次的詢問內容和時間補進去
- 3如果是新的預約，另外新增一列並連回這位客人
結果：同一位客人的紀錄集中在一起，誰接手都看得到前面問過什麼。
同事確認後通知客人
什麼時候開始：同事在試算表把預約狀態改成「已確認」
- 1n8n 定時檢查有沒有改了狀態的列
- 2用 LINE 傳確認訊息給這位客人
- 3在同一列記下通知時間；傳送失敗會標出來
結果：要不要確認由同事決定，通知客人這一步交給系統。
開始前要準備
- 已開好的 LINE 官方帳號，以及管理權限
- 在 LINE 官方帳號開啟 Messaging API（串接功能），我們可以協助設定
- 一個 Google 帳號和要存資料的試算表，並讓串接用的帳號可以編輯
- 想記哪些欄位的清單，例如姓名、電話、服務項目、想要的時段
- 誰負責處理，以及要用 Email 還是 Slack 通知
要先知道的地方
- 只有加入官方帳號好友的客人收得到 LINE 訊息；客人封鎖之後就傳不到。
- 主動發給客人的訊息（例如預約確認）會算進官方帳號每月的訊息則數，免費則數依你的方案而定；回覆客人剛傳來的訊息則不算。
- LINE 只提供顯示名稱這類基本資料，電話和 Email 要請客人在對話裡自己留。
- 試算表適合名單還不多、流程簡單的時候；要多人分工、指派業務和追蹤進度時，換成客戶管理系統比較好管。
- 試算表裡有客人的個資，分享權限只給需要的人，也只收用得到的欄位。個資的蒐集和使用要符合個人資料保護法，這是白話整理，不是法律意見。
常見問題
- LINE 官方帳號的訊息可以自動存到 Google Sheets 嗎？
- 可以。LINE 官方帳號開啟 Messaging API 之後，客人傳來的訊息和加好友的通知會送到 n8n，再照你定的欄位寫進 Google Sheets。要記哪些欄位、哪些訊息要記，都照你的流程設定。
- 公司沒有工程師也能用嗎？
- 可以。建置、測試和排除錯誤由 TriloAI 負責，你只要提供 LINE 官方帳號和 Google 帳號的權限，以及想記哪些欄位。之後要改通知對象這類簡單設定，我們會教你自己改。
- 會不會漏記或記錯？
- 每一筆都有紀錄。寫入失敗時會自動重試，真的失敗就通知負責的人，那筆資料留在待處理清單，修好後可以重跑。資料不齊的，例如沒留電話，會另外標出來，不會默默跳過。
- 傳 LINE 訊息給客人要算則數嗎？
- 回覆客人剛傳來的訊息不算則數；主動發出的訊息，例如預約確認，會算進官方帳號每月的訊息則數。每月可以免費發多少則依你的 LINE 官方帳號方案而定，方案內容以 LINE 官方公告為準。
- 客人的個資放在試算表安全嗎？
- 試算表放在你自己的 Google 帳號，分享權限由你控制，建議只給需要處理的同事。我們只收流程用得到的欄位，也不會把用不到的個資送進 AI。個資的蒐集和使用要符合個人資料保護法，這是白話整理，不是法律意見。
- 之後想換成客戶管理系統，資料帶得過去嗎？
- 可以。試算表一開始就照固定欄位記，之後要搬到 HubSpot 這類客戶管理系統時比較好對應。也可以兩邊一起存，試算表當作備份。
先確認你的系統怎麼接
帶著你現在用的系統和做法來，免費 30 分鐘一起看能不能接、先接哪一段。費用依需求評估。